نظام فایو اس |
نوشته شده توسط محسن جمشیدی | ||||||||
چهارشنبه ، 15 آذر 1391 ، 03:16 | ||||||||
مقدمه
كليدواژه : Seiri؛ ساماندهي؛ Seiton؛ نظم و ترتيب؛ Seiso؛ پاكيزه سازي؛ Sekitsu؛ استاندارد سازي؛ Shitsuke؛ انضباط
ساماندهي Seiri پاكيزه سازي Seiso نظم و ترتيب Seiton استانداردسازي Sekitsu انضباط Shitsuke
ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است. در ديدگاه «پنج اس»، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشهاي ميباشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي ميبايستي به اولويت بندي پرداخت. به طور خلاصه اين S به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروريها ميباشد. نمونههايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود: * تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي انها با توجه به اولويت استفاده از آن، تفكيك کاربرگهاي از رده خارج و کاربرگهاي در گردش). * دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و انبار مناسب وسائل و تجهيزات و ... ). ساماندهي در نظام پنج اس (5s)
هدف از اجراي اصلS1 · تعيين معيارهايي براي حذف غير ضروريها · بكارگيري مديريت اولويت ها و تعيين اولويت ها · حذف علل آلودگي مثال هايي از اجراي اصلS1 1. دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد 2. خانه تكاني و تميز كردن محل كار 3. رفع عيوب و خرابيها 4. تميز كردن كف محل كار 5. ساماندهي بايگاني و انبارها S1 در دفتر كار يا محيط اداري 1. پرونده ها را به گونهاي مرتب سازيد كه بتوان اطلاعات لازم را در هنگام نياز به آنها يافت و براي اين كار پروندههايي را كه به آنها نياز نداريد دور بريزيد. 2. دقيقا مشخص كنيد كه هر پرونده يا نوشته به كجا تعلق دارد. براي هريك از طبقهها يا قفسهها نوشتهاي بگذاريد كه مشخص كند، آن چيست. 3. پروندهها را بر اساس واحد، قسمت، نوع موضوع و يا مشتري ساماندهي كنيد ولي همه افراد بايد از وضعيت پروندهها مطلع باشند. 4. فقط نوشتهها و پروندههايي را ذخيره كنيد كه واقعا به آنها نياز داريد. 5. استانداردها و معيارهايي براي ذخيره و حفظ كردن و يا دور ريختن پروندهها وضع نماييد. از ايجاد عمليات پيچيده اجتناب نماييد. از فضاي كم حداكثر استفاده را نماييد. 6. فردي را مسئول پروندههايي كه بطور مشترك مورد استفاده قرار ميگيرند، تعيين كنيد و نام او را روي پروندهها بچسبانيد، هر فردي براي استفاده از پرونده بايد از طريق شخص مسئول اقدام نمايد. 7. فهرست كنترل ساماندهي پروندهها را شامل نكات زير تهيه نماييد: 8.. كارها را اولويت بندي كنيد و زمان تحويل كار را معين نموده و براي اينكار جدول رسم نماييد. 2) نظم و ترتيب (Seiton )
* برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكنها، فايلها، قفسه ها (برچسب گذاري فايلها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد) * استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات در جاي خود، استقرار و طبقه بندي وسايل در قفسه هاي مخصوص)
* طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن). * اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها و ... )
هدف از اجراي اصلS2 نظم و ترتيب در محل كار استقرار و جايدهي مناسب اشياء ارتقاء بهرهوري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص آن آوردن و بازگرداندن هرچيز در جاي مشخص و معين آن استاندارد كردن امور پروندهها مشخص نمودن محدوده و محل استقرار اشياء، با نشانهگذاري دادن نظم و ترتيب به تابلوي اعلانات نظم و ترتيب در وسايل ذخيره در قفسهها و روي ميز S2 در محيط كار يا محيط اداري اشياء را بر اساس ميزان استفاده از آنها اولويت بندي نماييد: 1. اشيايي را كه اصلا استفاده نميشوند دور بريزيد. 2. اشيايي را كه فعلا استفاده نميكنيد ولي در آينده ممكن است بكار آيند، دور از دسترس قرار دهيد. 3. اشيايي را كه به ندرت مورد استفاده قرار ميگيرند دور از دسترس قرار دهيد. 4. اشيايي را كه گاهي استفاده ميكنيم در محيط كار قرار دهيد. 5. اشيايي را كه غالبا استفاده مينماييد نزديك خودتان قرار دهيد. • اصل نظم دهي بر اين اساس سبب ميگردد شي مورد نظر به مقدار كافي و در زمان لازم در دسترس افراد قرار گيرد. • اشيايي را كه نياز نداريد دور ريخته و اشياء مورد نياز را بر حسب احتياج در محيط كار قرار دهيد. قفسهها، روي ميز و داخل كشوها را مرتب كنيد. از اصل يك پيروي نماييد: Ø جلسات خود را نتيجه مدار تشكيل دهيد يعني اهداف آن مشخص باشد و فقط يك ساعت طول بكشد. Ø از هر وسيله فقط يكي كافي است. Ø رونوشت و سند كارها فقط يكي و در يك جاي معين كافي است. Ø براي هركار يك گروه كاري مشخص كافي است. Ø براي هر كار فقط يك کاربرگ كافي است. 3) پاكيزه سازي ( Seiso )
* شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن * تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعداز كثيف شدن).
* آسان سازي بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...). * مشخص نمودن مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان ...). * انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي * فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه کارکنان به امر پاكيزگي محل كار... ). هدف از اجراي اصلS3 • دستيابي به ميزان مطلوبي از پاكيزگي و حذف آلودگي ها • بازبيني مجدد امور و مسئوليتها S3 در محيط كار يا محيط اداري 1. دفتر كار بايد هميشه پاكيزه و تميز باشد. 2. هرچيز در دفتر كار بايد در محل خود قرار داشته باشد. 3. هيچ مورد آلودگي نبايد بر روي زمين، ديوارها، روي ميز و يا زير شيشه ميز وجود داشته باشد. 4. محيط كار زيبا باشد. 5. وظايف و مسئوليتها تقسيم شده باشد.
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك فهرستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود: * بازبيني دوره اي (تشكيل کارگروه بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي). * علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا). * علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سامانه اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع). * تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش کارکنان در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه). * برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها). * تدوين دستورالعمل اجراي سامانه * تشكيل جلسات کارگروه راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دورهاي و اخذ تصميمات لازم براي پيشبرد اهداف «پنج اس»
* علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ). • رنگهاي هشدار دهنده. • برچسب مواد حساس. • استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد. • استاندارد اجرايي براي تداوم 5s • مديريت ديداري خلاق به منظور آشكار كردن ناهمگونيها مديريت ديداري مديريت ديداري در واقع زيبا سازي محيط با حداكثر بكارگيري قوه بينايي با استفاده از ابتكار كاركنان است. S4 در محيط كار يا محيط اداري • تقسيم مسئوليت افراد • تقسيم برنامه كاري و رسم فلوچارت براي انجام كارها و تقسيم كارها بر اساس اولويت زماني • استقرار اشياء به نحوي كه به آساني بتوان آنها را يافت • درست كردن چك فهرست قبل از آغاز امور اجرايي • نمايهگذاري پروندهها • بكارگيري روشهاي اجرايي، دستورالعملها و دفترچه راهنما براي حفظ استانداردها 5) انضباط ( Shitsuke ) انضباط عبارت است از آموزش عادات و تواناييهايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوههاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق ميپذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد. نمونههايي از اجراي اين S را ميتوان بصورت زير فهرست نمود:
* استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيامهاي آموزشي پنج اس * تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... ). هدف از اجراي اصل 5s • مشاركت كامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات • عادت به برقراري ارتباط به نحو صحيح و كنترل نتايج آن • عادت به انجام كارها به نحو سامان يافته 5s در محيط كار يا محيط اداري • ترتيبي دهيد كه همه در انجام امور مشاركت نمايند. شاركت دادن كليه افراد در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات • ترتيبي دهيد كه هركس نسبت به آنچه انجام ميدهد احساس مسئوليت نمايد. افراد هر روز مسئوليتهاي خود را برشمارند. • نحوه انجام صحيح كارها را به افراد آموزش دهيد. مديريت شركت بازرس 5 اس مدیر اجرایی 5 اس نظارت تبلیغات آموزش رابطین چک فهرستها وظايف بخشهاي مختلف : 1_ مديريت عاليترين مقام شركت ميباشد كه لازم است با هدف هرچه بهتر انجام شدن توصيههاي 5 اس، بالاترين مقام مسئول در نظارت و سياست گذاري عملكردها باشد. 2_ مدير اجرايي 5 اس و بازرس مستقيماً تحت نظر مديريت خواهند بود و لازم است در طول انجام پروژه و پياده سازي نظام 5 اس هرهفته و پس از استقرار، بصورت ماهانه گزارش خود را به شخص مديرعامل ارسال دارند. 3_ مدير اجرايي پس از مطالعه نظام نامه و دستورالعمل با آگاهي و بينش لازم و كافي، مسئولين زيرمجموعه خود را انتخاب و تا حصول نتيجه مطلوب، بطور مستمر بر عملكرد آنها نظارت خواهد نمود. 4_ رابط 5اس فردي است كه در محل تعيين شده، مسئول پياده سازي اهداف 5s و تقسيم وظايف به زيردستان مي باشد كه مستقيماً زير نظر مدير اجرايي به فعاليت خواهد پرداخت. 5_نظارت بر روند اجرا و پس از آن، حفظ دستاوردها بر عهده شخصي است كه از سوي مدير اجرايي انتخاب مي گردد. همچنين چك فهرستهاي تنظيم شده بر اساس هر قسمت نيز بصورت هر دو هفته يكبار توسط شخص ناظر تكميل شده و به رؤيت مدير اجرايي خواهد رسيد. 6_ از آنجا كه پيشرفت و تحقق طرح در گرو همكاري كليه کارکنان بوده و اين امر در سايه آموزش ثمربخش محقق خواهد شد، لازم است فردي كه داراي اطلاعات كافي و توانايي تعليم باشد، از سوي مدير اجرايي انتخاب شده تا در جهت آموزش كليه کارکنان اقدام نمايد. 7_ شخصي به عنوان مسئول تبليغات توسط مديراجرايي انتخاب خواهد شد تا در جهت اطلاع رساني و تشويق و ترغيب کارکنان به انجام دستورات 5s اقدام نمايد. اين فعاليت مي تواند بصورت تهيه پوسترهاي آموزشي و هشداردهنده و همچنين برگزاري مسابقه و يا انتخاب بهترين ياوران 5 اس جهت تشويق، صورت پذيرد. 8_ بازرس 5s ، فراتر از تيم اجرايي و فقط تحت نظر مديريت شركت به ارزيابي روند پروژه پرداخته و مسئوليت مميزي داخلي را برعهده دارد. تاييد حصول نتيجه مطلوب و دستيابي به استانداردهاي 5s، توسط بازرس انجام مي شود.
|
||||||||
آخرین بروز رسانی مطلب در چهارشنبه ، 15 آذر 1391 ، 10:10 |