مقدمه

«پنج اس» يا 5s يكي از مباحث عمده در مديريت ژاپني مي­باشد كه ابتدا در ژاپن و سپس در ساير كشورها به كار گرفته شده است. هدف   5s به بياني ساده، سامان دادن، نظم و ترتيب، پاكيزه سازي، هماهنگي و ايجاد انضباط در محيط كاري است.   5s، به عنوان موثرترين رهيافت و ستوني استوار در ساختمان عمليات اصلاحي و بهبود بهره­وري شناخته شده است كه با اجراي اين اصول در صنايع و سازمانهاي مختلف تجاري، صنعتي و خدماتي موجب افزايش بهره وري، استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني و زمان انجام كار، افزايش كارايي و در نهايت سوددهي بيشتر سازمان مي‌شود.

كليدواژه : Seiri؛ ساماندهي؛ Seiton؛ نظم و ترتيب؛ Seiso؛ پاكيزه سازي؛ Sekitsu؛ استاندارد سازي؛ Shitsuke؛ انضباط

«پنج اس» نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث، كاهش وقفه كاري و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي «پنج اس» پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سامانه «پنج اس» به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي‌آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق «پنج اس»از آن رو دشوار است كه مديران و کارکنان اجرايي از اهداف و مأموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابراين اجراي نظام «پنج اس» و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي‌گردند.

عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپني انتخاب شده است. جدول زير معادل پنج واژه مذكور را به ترتيب از چپ به راست به سه زبان ژاپني، انگليسي و فارسي نمايش مي‌دهد:

ساماندهي Seiri

پاكيزه سازي Seiso

نظم و ترتيب Seiton

استانداردسازي Sekitsu

انضباط Shitsuke

در ادامه مباني و اصول هر يك از پنج واژه فوق شرح داده مي‌شود.

1) ساماندهي (سازماندهي، تفكيك و تعمير) ( Seiri )

ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است. در ديدگاه «پنج اس»، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي پرداخت. به طور خلاصه اين S به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري­ها مي‌باشد. نمونه­هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

* تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي انها با توجه به اولويت استفاده از آن، تفكيك کاربرگهاي از رده خارج و کاربرگهاي در گردش).

* دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و انبار مناسب وسائل و تجهيزات و ... ).
* رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري، تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده و... ).
* مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع، ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار، حمل و نقل مناسب غذا، استفاده بهداشتي از ذخيره آب و ... ).
• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلابها و ... ).
* تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري روغنهاي مستعمل... ).
* جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه، مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي و ... ).
* حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا و ... ).
* سازماندهي انبارها ( استفاده از سامانه­هاي نوين انبارداري و ... ).
 

ساماندهي در نظام پنج اس (5s)

هدف از اجراي اصلS1

·   تعيين معيارهايي براي حذف غير ضروري‌ها

·   بكارگيري مديريت اولويت ها و تعيين اولويت ها

·   حذف علل آلودگي

مثال هايي از اجراي اصلS1

1.   دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد

2.   خانه تكاني و تميز كردن محل كار

3.   رفع عيوب و خرابي‌ها

4.   تميز كردن كف محل كار

5.   ساماندهي بايگاني و انبارها

S1 در دفتر كار يا محيط اداري

1.   پرونده ها را به گونه‌اي مرتب سازيد كه بتوان اطلاعات لازم را در هنگام نياز به آنها يافت و براي اين كار پرونده‌هايي را كه به آنها نياز نداريد دور بريزيد.

2.   دقيقا مشخص كنيد كه هر پرونده يا نوشته به كجا تعلق دارد. براي هريك از طبقه‌ها يا قفسه‌ها نوشته‌اي بگذاريد كه مشخص كند، آن چيست.

3.      پرونده‌ها را بر اساس واحد، قسمت، نوع موضوع و يا مشتري ساماندهي كنيد ولي همه افراد بايد از وضعيت پرونده‌ها مطلع باشند.

4.      فقط نوشته‌ها و پرونده‌هايي را ذخيره كنيد كه واقعا به آنها نياز داريد.

5.   استانداردها و معيارهايي براي ذخيره و حفظ كردن و يا دور ريختن پرونده‌ها وضع نماييد. از ايجاد عمليات پيچيده اجتناب نماييد. از فضاي كم حداكثر استفاده را نماييد.

6.   فردي را مسئول پرونده‌هايي كه بطور مشترك مورد استفاده قرار مي‌گيرند، تعيين كنيد و نام او را روي پرونده‌ها بچسبانيد، هر فردي براي استفاده از پرونده بايد از طريق شخص مسئول اقدام نمايد.

7.      فهرست كنترل ساماندهي پرونده‌ها را شامل نكات زير تهيه نماييد:

    آيا اين نوشته يا مدرك الزاما بايد بعنوان پرونده ذخيره گردد؟

    آيا تمام صفحات و اوراق ضميمه موجود است؟

    آيا نوشته‌هاي ديگري هم  همراه هستند كه جاي آنها در پرونده نيست؟

    آيا واژه‌هاي كليدي و عنوان‌ها مشخص هستند؟

    آيا شماره پرونده‌ها و تاريخ سررسيد مدت نگهداري آنها واضح و مشخص است؟

8..     كارها را اولويت بندي كنيد و زمان تحويل كار را معين نموده و براي اينكار جدول رسم نماييد.

2) نظم و ترتيب (Seiton )

نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و کاربرگهاي مورد نياز را كه قبلا در بند 1 شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30 ثانيه). نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

*  اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قراردهيم (تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري و كارگران  به تجهيزات مورد نياز)

* برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكنها، فايلها، قفسه ها (برچسب گذاري فايلها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد)

* استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات در جاي خود، استقرار و طبقه بندي وسايل در قفسه هاي مخصوص)

*   بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بايگاني، مرتب كردن اقلام و وسائلي كه روزانه با آن سر و كار داريم، قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار و ابزار در محل مخصوص خود)

* علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد (تابلو هاي مشخص كننده نام افراد، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت).

* نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب).

* طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن).

* اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها و ... )

* نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب... ).

* استقرار كاركردي مواد، قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.
( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها، چيدن قطعاتها در پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري، استفاده از سامانه fifo )

هدف از اجراي اصلS2

 نظم و ترتيب در محل كار

 استقرار و جاي‌دهي مناسب اشياء

 ارتقاء بهره‌وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء

 استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص آن

 آوردن و بازگرداندن هرچيز در جاي مشخص و معين آن

 استاندارد كردن امور پرونده‌ها

 مشخص نمودن محدوده و محل استقرار اشياء، با نشانه‌گذاري

 دادن نظم و ترتيب به تابلوي اعلانات

 نظم و ترتيب در وسايل ذخيره در قفسه‌ها و روي ميز

S2 در محيط كار يا محيط اداري

اشياء را بر اساس ميزان استفاده از آنها اولويت بندي نماييد:

1. اشيايي را كه اصلا استفاده نمي‌شوند دور بريزيد.

2. اشيايي را كه فعلا استفاده نمي‌كنيد ولي در آينده ممكن است بكار آيند، دور از دسترس قرار دهيد.

3. اشيايي را كه به ندرت مورد استفاده قرار مي‌گيرند دور از دسترس قرار دهيد.

4. اشيايي را كه گاهي استفاده مي‌كنيم در محيط كار قرار دهيد.

5. اشيايي را كه غالبا استفاده مي‌نماييد نزديك خودتان قرار دهيد.

 •     اصل نظم دهي بر اين اساس سبب مي‌گردد شي مورد نظر به مقدار كافي و در زمان لازم در دسترس افراد قرار گيرد.

•     اشيايي را كه نياز نداريد دور ريخته و اشياء مورد نياز را بر حسب احتياج در محيط كار قرار دهيد. قفسه‌ها، روي ميز و داخل كشو‌ها را مرتب كنيد.

 از اصل يك پيروي نماييد:

Ø     جلسات خود را نتيجه مدار تشكيل دهيد يعني اهداف آن مشخص باشد و فقط يك ساعت طول بكشد.

Ø     از هر وسيله فقط يكي كافي است.

Ø     رونوشت و سند كارها فقط يكي و در يك جاي معين كافي است.

Ø     براي هركار يك گروه كاري مشخص كافي است.

Ø           براي هر كار فقط يك کاربرگ كافي است.

3) پاكيزه سازي ( Seiso )

در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است. بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكانها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند. بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

* تعريف مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان، پاكيزگي و نظافت البسه کارکنان).

* شناسايي و رفع خرابيهايي كه در اثر نشتي ها فرسايش ها، ترك ها و غيره بوجود آمده است

* شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن

* تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعداز كثيف شدن).

* حذف آلودگيهاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشيا در محفظه هاي دربسته).

* پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني، پشت پرده پنجره ها، فايلها، كشوها و...).

* آسان سازي بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...).

* مشخص نمودن مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان ...).

*  انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي

* فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه کارکنان به امر پاكيزگي محل كار... ).

هدف از اجراي اصلS3

•     دستيابي به ميزان مطلوبي از پاكيزگي و حذف آلودگي ها

•     بازبيني مجدد امور و مسئوليت‌ها

S3 در محيط كار يا محيط اداري

1.   دفتر كار بايد هميشه پاكيزه و تميز باشد.

2.   هرچيز در دفتر كار بايد در محل خود قرار داشته باشد.

3.   هيچ مورد آلودگي نبايد بر روي زمين، ديوارها، روي ميز و يا زير شيشه ميز وجود داشته باشد.

4.   محيط كار زيبا باشد.

5.  وظايف و مسئوليتها تقسيم شده باشد.

4) استانداردسازي ( Sekitsu )

استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك فهرستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

* بازبيني دوره اي (تشكيل کارگروه بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي).

* علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا).

* علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سامانه اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع).

* تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش کارکنان در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه).

* برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها).

* تدوين دستورالعمل اجراي سامانه

* تشكيل جلسات کارگروه راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره‌اي و اخذ تصميمات لازم براي پيشبرد اهداف «پنج اس»

* استفاده از علائم و نشانه­ها ( در سالن تعميرگاهها، انبار و دفاتر اداري... ).

* علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ).

 
• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه شركت از  قبيل  هولوگرام،  باركد و...).

• رنگهاي هشدار دهنده.

• برچسب مواد حساس.

• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.

 
هدف از اجراي اصلS4

•    استاندارد اجرايي براي تداوم  5s

•    مديريت ديداري خلاق به منظور آشكار كردن ناهمگوني‌ها

مديريت ديداري

مديريت ديداري در واقع زيبا سازي محيط با حداكثر بكارگيري قوه بينايي با استفاده از ابتكار كاركنان است.

S4 در محيط كار يا محيط اداري

•   تقسيم مسئوليت افراد

•   تقسيم برنامه كاري و رسم فلوچارت براي انجام كارها و تقسيم كارها بر اساس اولويت زماني

•   استقرار اشياء به نحوي كه به آساني بتوان آنها را يافت

•   درست كردن چك فهرست قبل از آغاز امور اجرايي

•   نمايه‌گذاري پرونده‌ها

•   بكارگيري روش‌هاي اجرايي، دستورالعمل‌ها و دفترچه راهنما براي حفظ استانداردها

5) انضباط ( Shitsuke )

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي­هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه­هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي­پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد. نمونه­هايي از اجراي اين S را مي­توان بصورت زير فهرست نمود:

* تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به کارکنان جهت نظم و انضباط).

* تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان، بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات).

* نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار)

* استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيامهاي آموزشي پنج اس

 * تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... ).
 * توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه وشركت ... ).

هدف از اجراي اصل 5s

•    مشاركت كامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات

•    عادت به برقراري ارتباط به نحو صحيح و كنترل نتايج آن

•    عادت به انجام كارها به نحو سامان يافته

 5s در محيط كار يا محيط اداري

• ترتيبي دهيد كه همه در انجام امور مشاركت نمايند. شاركت دادن كليه افراد در ايجاد عادات   صحيح و پيروي از مقررات

• ترتيبي دهيد كه هركس نسبت به آنچه انجام مي‌دهد احساس مسئوليت نمايد. افراد هر روز    مسئوليت‌هاي خود را برشمارند.

•   نحوه انجام صحيح كارها را به افراد آموزش دهيد.

نمودار سازمانی5s

وظايف بخشهاي مختلف :

1_ مديريت عاليترين مقام شركت مي­باشد كه لازم است با هدف هرچه بهتر انجام شدن توصيه­هاي 5 اس، بالاترين مقام مسئول در نظارت و سياست گذاري عملكردها باشد.

2_ مدير اجرايي 5 اس و بازرس مستقيماً تحت نظر مديريت خواهند بود و لازم است در طول انجام  پروژه و پياده سازي نظام 5 اس هرهفته و پس از استقرار، بصورت ماهانه گزارش خود را به شخص مديرعامل ارسال دارند.

3_ مدير اجرايي پس از مطالعه نظام نامه و دستورالعمل با آگاهي و بينش لازم و كافي، مسئولين زيرمجموعه خود را انتخاب و تا حصول نتيجه مطلوب، بطور مستمر بر عملكرد آنها نظارت خواهد نمود.

4_ رابط 5اس فردي است كه در محل تعيين شده، مسئول پياده سازي اهداف  5s و تقسيم وظايف به زيردستان مي باشد كه مستقيماً زير نظر مدير اجرايي به فعاليت خواهد پرداخت.

5_‌نظارت بر روند اجرا و پس از آن، حفظ دستاوردها بر عهده شخصي است كه از سوي مدير اجرايي انتخاب مي گردد. همچنين چك فهرستهاي تنظيم شده بر اساس هر قسمت نيز بصورت هر دو هفته يكبار توسط شخص ناظر تكميل شده و به رؤيت مدير اجرايي خواهد رسيد.

6_ از آنجا كه پيشرفت و تحقق طرح در گرو همكاري كليه کارکنان بوده و اين امر در سايه آموزش ثمربخش محقق خواهد شد، لازم است فردي كه داراي اطلاعات كافي و توانايي تعليم باشد، از سوي مدير اجرايي انتخاب شده تا در جهت آموزش كليه کارکنان اقدام نمايد.

7_ شخصي به عنوان مسئول تبليغات توسط مديراجرايي انتخاب خواهد شد تا در جهت اطلاع رساني و تشويق و ترغيب کارکنان به انجام دستورات  5s  اقدام نمايد. اين فعاليت مي تواند بصورت تهيه پوسترهاي آموزشي و هشداردهنده و همچنين برگزاري مسابقه و يا انتخاب بهترين ياوران 5 اس جهت تشويق، صورت پذيرد.

8_ بازرس  5s ، فراتر از تيم اجرايي و فقط تحت نظر مديريت شركت به ارزيابي روند پرو‍ژه پرداخته و مسئوليت مميزي داخلي را برعهده دارد. تاييد حصول نتيجه مطلوب و دستيابي به استانداردهاي  5s، توسط بازرس انجام مي شود.